Dokumentenlogistik & Compliance
Unsere Systeme werden von Logistikunternehmen und Wirtschaftsprüfern auf Einhaltung der §257 HGB-Anforderungen geprüft.
Spedition Müller GmbH
Logistikzentrum Nord AG
Kontraktlogistik Partner SE
Fracht & Co. KG
Transportlogistik Bremen
Warenumschlag GmbH
Antworten zu den praktischen Anforderungen der revisionssicheren Aufbewahrung nach §257 HGB.
Handelsbriefe, Buchungsbelege, Inventare, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen. Die Frist beträgt sechs Jahre für Handelsbriefe und Buchungsbelege, zehn Jahre für Jahresabschlüsse und Inventare. Die Aufbewahrung muss geordnet, jederzeit auffindbar und unveränderbar erfolgen.
Die digitale Archivierung ist zulässig, sofern die Reproduktion bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmt. Die GoBD fordern eine vollständige, richtige und unveränderbare Wiedergabe. Für steuerrelevante Belege gelten zusätzliche Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit.
Durch technische Maßnahmen wie Hash-basierte Prüfsummen, digitale Signaturen oder WORM-Speicher (Write Once Read Many). Organisatorisch sind Zugriffsprotokolle, Vier-Augen-Prinzipien und regelmäßige Revisionsläufe erforderlich. Ein reiner Ordnerzugriff ohne Protokollierung genügt nicht.
Ordnungswidrigkeiten können mit Bußgeldern bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Im Steuerrecht droht die Versagung des Betriebsausgabenabzugs bei fehlenden Belegen. Bei vorsätzlichen Verstößen sind strafrechtliche Konsequenzen möglich. Die Beweislast liegt beim Unternehmen.
E-Mails, die Handelsbriefe oder Buchungsbelege darstellen, unterliegen denselben Fristen wie Papierdokumente. Die Archivierung muss die vollständige E-Mail inklusive Anhänge und Metadaten umfassen. Eine reine Speicherung im Postfach ohne Indexierung und Löschkonzept ist nicht ausreichend.
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist müssen die Daten endgültig und nachvollziehbar gelöscht werden. Ein Löschkonzept mit dokumentierten Fristen und Verantwortlichkeiten ist erforderlich. Bei steuerrelevanten Daten ist die Zustimmung des Finanzamts vor einer vorzeitigen Löschung einzuholen.